"Damals", als man Einladungen noch per Post im Briefumschlag verschickt hat war man sich sicher: Auf den Umschlag gehört der Absender und der Empfänger. 

Im Zeitalter des PC und Internet wird vieles vermeintlich einfacher. Im Prinzip ist das so, aber in der Praxis gibt es auch Fallstricke die man kennen sollte:

 

Email an viele Empfänger

Mittlerweile werden im karnevalistischen Umfeld Einladungen immer häufiger per Email verschickt. Das spart nicht nur das Umständliche Ausdrucken und "Eintüten", sondern auch das Porto. Die meisten tragen in ihrem Emailprogramm oder im Webinterface ihres Emailanbieters in das "An:" Feld alle Empfänger ein. 

Die Email wird ankommen. Keine Frage. Aber müssen alle Empfänger sehen an wen die Einladung noch alles ging? Früher hat man ja auch nicht auf jeden Umschlag alle Empfänger geschrieben. Besser ist es die Empfänger allesamt in das "BCC:" Feld einzutragen. BCC steht für "Blind Carbon Copy", und heisst so viel wie "eine Kopie einer E-Mail, die für andere Empfänger nicht sichtbar ist". Das Ergebnis: Die Empfänger erhalten die Email nach wie vor. Allerdings sehen sie nicht an wen die Email noch so alles ging. 

Ein weiterer Vorteil: Es gibt immer mehr Viren, Würmer und Trojaner die auf gültige Emailadressen aus sind um SPAM Mails zu verschicken. Wenn so ein Wurm dann im Emailkonto auf eine Mail mit mehreren hundert Empfängern trifft ist das natürlich ein gefundenes Fressen. 

Also merke: Emails an viele Empfänger am besten in das "BCC:" Feld eintragen.

 

Email-Dateianhänge in proprietären Formaten

Immer mehr Behörden gehen dazu über Dokumente und Formulare in einem weitgehend freien Format anzubieten. Das hat den Vorteil, dass nicht jeder ein Microsoft Office Paket braucht um die Dokumente und Formulare anzusehen und auszudrucken. Schließlich macht man sich so abhängig von einer US Firma aus Redmond. Und das eh schon knappe Vereinsbudget wird mit einer kostenpflichtigen Lizenz für die Software belastet.

Als weitgehend freies "überall-Format" hat sich PDF durchgesetzt. PDF kann man mit jedem Betriebssystem (Microsoft, Apple, Linux, ...) und auf nahezu jeder Plattform (auch auf dem Smartphone) anschauen und ausdrucken. Und das ist in fast allen Fällen kostenlos.

Dummerweise wissen die wenigsten wie man eine PDF erstellt, und dass das auch nichts kostet und, einmal eingerichtet, kein zusätzlicher Aufwand ist. Für Microsoft Windows verwenden wir schon seit Jahren das kostenlose Programm Free PDF. Die Benutzung ist einfach: Nach der Installation hat man neben dem herkömmlichen Drucker - mit dem man die Dokumente normalerweise zu Papier bringt - einen sogenannten PDF Drucker. Einfach das Dokument auf den "PDF Drucker" drucken und schon hat man eine handliche PDF. Völlig kostenlos.

Also merke: Einladungen, Dokumente und Formulare am besten mit einem PDF Drucker als PDF erstellen und die PDF der Email anhängen.

 

<to be continued>

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